Komandų ar skyrių vadovams turbūt gerai pažįstamas galvos skausmas artėjant naujam mėnesiui – darbuotojų darbo grafikų sudarymas, derinimas su darbuotojais, aukštesnio lygio vadovų parašų surinkimas, tabelių pildymas ir susiję darbai.
Turbūt nesuklysiu teigdama, jog tai vienas labiausiai nemėgstamų darbų net kantriausiems iš visų. Bendraudami su vadovais atsakingais už grafikus girdėjome įvairių pasisakymų – „užsidarau nuo visų, kad galėčiau susikaupti“, „reikia sulaukti įkvėpimo sudaryti grafiką“, „turiu palaukti, kol visi išeis namo, nes kitaip mane nuolat pertraukia ir visa dėlionė galvoje sugriūna“. Nors tokie žodžiai gal ir kelia šypseną, tačiau šis darbas yra sudėtingas ir labai atsakingas, nes nuo jo atlikimo kokybės priklauso įmonės sklandi veikla.
Kuo daugiau darbuotojų įmonėje, tuo labiau auga šių darbuotojų grafikų sudarymui ir valdymui skiriamas vadovų laikas. Galbūt su 10 darbuotojų grafiku galima susitvarkyti per 1 valandą, su 20 darbuotojų per 3 valandas, o jau 50 darbuotojų grafikui reikia skirti visas 15 valandų. Kuo daugiau darbuotojų tuo daugiau vadovui reikia žinoti, įvertinti įvairius niuansus ir tuo labiau darosi sunku suvaldyti šį darbo organizavimą procesą.
O žinote, koks šiandien yra dažniausiai pasirenkamas įrankis šiam sudėtingam procesui suvaldyti? Nesvarbu, ar įmonė turi 20, ar 300 darbuotojų – tai Excel programa! 😉
Tačiau efektyvūs verslai supranta, kad Excelis nėra pati tinkamiausia priemonė tokiai kompleksiškai užduočiai spręsti, todėl ieško specializuotų IT sprendimų, kurie iš esmės spręstų šias verslo problemas. Vienas iš tokių sprendimų būtent ir yra darbo grafikų sudarymo ir valdymo sistemos.
Jeigu svarstote dėl tokios sistemos naudojimo savo įmonėje, šiame straipsnyje sužinosite, kuo tokios programos įsigijimas yra naudingas vadovams, darbuotojams ir apskritai įmonei.
1. Sutaupo 70% laiko skiriamo grafikų sudarymui ir valdymui
Nors Excelis yra išties puiki programa, tačiau dėl didelio lankstumo ir universalumo, ši programa turi ir savo trūkumų. Specializuotos sistemos yra sukurtos specifinei sričiai ir taip gali atnešti ženklių procesų patobulinimų bei laiko sutaupymo įmonėse.
Jeigu iki šiol grafiką sudarinėjate ranka ar su Excel programa, automatinė grafikų sudarymo ir valdymo sistema galėtų Jums sutaupyti nuo 50 iki 80% skiriamo laiko šioms kas mėnesį pasikartojančioms užduotims. Klausiate kaip? Pradedant nuo darbuotojų pageidavimų surinkimo, greito ir paprasto grafikų sudarymo iki suformuotų tabelių duomenų perdavimo algų skaičiavimui.
Vadovai savo įmonėse įsidiegę automatizuotą grafikų sudarymo ir valdymo sistemą OPTAS, pastebi, jog grafikų administravimui skiriamas laikas sutrumpėja apie 70%.
Viena kita valanda atsilaisvinusi ir skiriama ne pasikartojantiems, administraciniams darbams, greičiausiai atneš daugiau naudos Jums, Jūsų darbuotojams ir įmonei. Lieka laiko tiems darbams, kuriems vis pritrūksta tos papildomos valandos.
2. Automatizuoja procesus
Dažnai vadovų galvose yra įmonei funkcionuoti reikalinga informacija. Kad įmonė galėtų augti ir kelti savo veiklos efektyvumą, svarbu kaip įmanoma labiau išgryninti procesus, juos aprašyti ir apmokyti reikiamus darbuotojus jų vykdyme. Idealiu atveju, procesai dar ir automatizuojami, mažinant žmogaus įsikišimą į juos.
Su specializuotais įrankiais puikiai automatizuojasi darbo grafikų sudarymo ir valdymo procesai. Vadovai nusprendžia, kaip šis procesas turi vykti, o programa juos užtikrintai įgyvendina.
Automatinė sistema be Jūsų įsikišimo gali:
- Surinkti darbuotojų pageidavimus būsimam grafikui (kada kas negali, o kada pageidauja dirbti, kada atostogauja) ir esant poreikiui pateikti Jums patvirtinimui;
- Sudaryti grafiką automatizuotu būdu pagal iš anksto nustatytas grafiko sudarymo taisykles;
- Informuoti atsakingus kolegas apie laukiantį patvirtinimo grafiką;
- Atėjus numatytai dienai paskelbti grafiką darbuotojams, išsiųsti grafiką el. paštu;
- Surinkti darbuotojų patvirtinimus, jog su grafiku susipažino;
- Surinkti informaciją apie darbuotojų pamainų apsikeitimus ir pateikti Jums patvirtinti;
- Apdoroti darbuotojų faktinius atvykimo bei išvykimo iš darbo laikus;
- Suformuoti tabelį pagal iš anksto nustatytas darbo laiko apskaitos žiniaraščio sudarymo taisykles;
- Perduoti reikiamus duomenis į susijusias Jūsų įmonės sistemas, pavyzdžiui į darbo užmokesčio ar personalo valdymo.
Automatizuojant procesus nuo Jūsų pečių nukeliamas varginantis krūvis viską atsiminti, viską padaryti laiku, tinkamai ir be jokių klaidų. Įrankis tampa dešiniąja ranka, kuri sufleruoja ir švelniai primena, apie darbus, kuriuose yra reikalingas galutinis Jūsų sprendimas.
3. 80% mažiau Darbo kodekso pažeidimų
Dažnai vien sudaryti įprasto mėnesio grafiką yra nelengva užduotis, o ypatingai sudėtinga pasidaro tada, kai didelė dalis darbuotojų suplanuoja išeiti atostogų vienu metu ar neplanuotai suserga. Ne paslaptis, kad Darbo kodekso reikalavimų išpildymas tokiais atvejais tampa nebe pirmo prioriteto užduotimi.
Darbo kodeksas yra teisinis dokumentas, todėl kartais jį suprasti, tinkamai interpretuoti ir teisingai pritaikyti praktikoje yra nelengva. Nepamirškime ir fakto, kad Darbo kodeksas nuolatos keičiasi ir kaip vadovai, apie šiuos pokyčius turime sužinoti laiku.
Tuo tarpu darbo grafikų sudarymo sistemose jau būna įdiegtos Darbo kodekso taisyklės, kurios tikrina, ar Jūsų sudaryti grafikai nepažeidžia Darbo kodekso reikalavimų.
Kai esi aiškiai informuojamas, žinai, kodėl atsiranda tokia klaida, tampa visai nesunku ją ištaisyti. O jeigu grafiką sistemą sudaro automatiškai, tada galite būti ramūs, kad darbo kodekso pažeidimų nebus išvis.
4. 95% sumažina žmogiškųjų klaidų
Įmonės dažniausiai jau naudoja vienokias ar kitokios verslo sistemas, pavyzdžiui, personalo valdymo, darbo užmokesčio, dokumentų valdymo ir pan.
Kai grafikai yra sudaromi rankiniu būdu ar su Excelio pagalba, tenka šiuos duomenis rankiniu būdu perkelti į atitinkamas sistemas. Bet kokie veiksmai atliekami žmogaus ranka didina tikimybę, jog įsivels klaida.
Grafikų administratoriams nuolat gali kilti abejonių: Ar grafiką išsiunčiau tam kam reikėjo? Ar teisingai sužymėjau savaitgalius ir šventines dienas? Ar teisingai apskaičiuoti likučiai apskaitinio laikotarpio gale?
Naudojant grafikų sudarymo ir valdymo sistemas galite būti užtikrinti, jog duomenys bus teisingi, nukeliaus laiku ir ten kur jiems reikia. Į didžiausios vertės sukūrimą savo klientams orientuoti sistemų kūrėjai, būtinai pasirūpins, kad jų tiekiami sprendimai integruotųsi su Jūsų įmonės naudojamomis IT sistemomis.
Pavyzdžiui, OPTAS sistema integruojasi su tokiomis darbo užmokesčio sistemomis kaip Rivilė, PayPremium, o taip pat ir su SODRA nedarbingumų informacijai gauti. OPTAS gali integruotis ir su kitomis darbo užmokesčio, personalo valdymo, praėjimo kontrolės sistemomis ir taip susieti išsibarsčiusias Jūsų įmonės sistemas į vieną sklandžiai veikiantį mechanizmą.
5. Įtraukia darbuotojus į grafikų sudarymą
Įmonės į darbuotojų pageidavimus žiūri labai skirtingai. Vienos turi griežtus slenkančius grafikus ir darbuotojų pageidavimų darbo ar poilsio laikui nepriima. Tuo tarpu kitos stengiasi sudaryti grafikus lanksčiai, maksimaliai atsižvelgti į darbuotojų „pageidavimų koncertą“.
Ar atsižvelgiama į darbuotojų norus sudarant grafiką, labai priklauso ir nuo sferos, kurioje įmonėje dirba. Kavinėse dažnai dirba studentai, kurie turi derinti savo darbo grafiką su paskaitų grafiku. Jeigu jų grafikai nebūtų sudaromi lanksčiai, greičiausiai tokie darbuotojai įmonėje nedirbtų. O gamybinėse įmonėse dažnai taikomi šablonai 2/3/4 dienas dirbama, 2/3/4 laisva. Ir jei pageidauji laisvos dienos, kai išpuola tuo metu dirbti, tenka prašyti atostogų.
Turbūt sutiksite, kad visi mes norim planuoti savo gyvenimą ir poilsio laiką. O labai griežti grafikai neleidžia darbuotojams jo laisvai planuotis. Dėl to gali kilti nepasitenkinimas darbdaviu ar net ieškoma kitos darbovietės, kurioje grafikai sudaromi lanksčiau.
5 Europos šalyse atliktame tyrime, kuriame dalyvavo 10 000 žmonių, net 77% dalyvių kaip vieną iš geidžiamiausių darbdavių siūlomų privilegijų nurodė lankstų darbo laiką.
Taigi, jeigu į darbuotojų pageidavimus jau atsižvelgiate ar nusprendžiate atsižvelgti, kyla iššūkis juos surinkti ir išpildyti sudarant grafiką.
Darbo grafikų sudarymo sistemos struktūruotu būdu padeda vadovams surinkti darbuotojų pageidavimus – kada darbuotojai negali ar pageidauja dirbti. Jūs kaip vadovas galite įvertinti ir nuspręsti, ar įmonei užteks pajėgumų, jeigu visi darbuotojų pageidavimai bus įgyvendinti, galbūt vienas darbuotojas turi rimtesnę priežastį nedirbti tam tikrą dieną nei kitas. O sistema automatiškai sudarydama grafiką atsižvelgia į pateiktus darbuotojų pageidavimus ir juos išpildo, maksimaliai ir sąžiningai visų darbuotojų atžvilgiu.
6. Sąžiningi grafikai visiems darbuotojams
„Kodėl ir vėl gavau dirbti savaitgalį? Kodėl Jonė dirba mažiau naktų nei aš? Kodėl neišpildėt mano pageidavimo, o Petrui išpildėt visus? Ir vėl dirbu per Mamos dieną??“
Greičiausiai ne kartą teko girdėti panašaus pobūdžio priekaištingą klausimą iš darbuotojo pamačiusio naujai sudarytą grafiką. Grafikų sudarytojai nuolat patiria stresą ir spaudimą iš darbuotojų. Atrodo tiek pastangų buvo įdėta į gero grafiko sudarymą, o jis vis tiek kažkam netinka. Tai gali demotyvuoti vadovus, o ir darbuotojai lieka nepatenkinti.
Perduokite grafikų sudarymo atsakomybę sistemai. Sudarant grafiką automatiniu būdu sistema darbą organizuoja kuo įmanoma sąžiningiau visų darbuotojų atžvilgiu. Tai reiškia, kad darbuotojams, kurie dirba įvairiose pamainose, naktinės, savaitgalinės, šventinės pamainos bus išdalintos vienodomis dalimis, atsižvelgiama į visų darbuotojų pageidavimus.
O jeigu ko nors nepavyksta iki galo įgyvendinti, Jūs žinote, jog tai įvyko ne dėl Jūsų nesužiūrėjimo, o dėl racionalių ir pagrindžiamų priežasčių. Kitą kartą atėjus nepatenkintam darbuotojui dėl sudaryto grafiko, galite drąsiai sakyti, kad kitos išeities paprasčiausiai nebuvo.
7. Darbo grafikų sudarymo žinios vienoje vietoje
Įprastai atskiruose įmonės padaliniuose būna vienas ar keli darbuotojai, kurie gerai supranta ir žino, kaip sudaryti darbuotojų darbo grafikus. Dažnai daugiau nelabai kas moka šį darbą atlikti ir net nenori į šią sritį gilintis. Grafikus administruojančiam vadovui susirgus ar išėjus atostogų, įmonei kyla rizika, jog sklandi jos veikla gali būti pertraukta dėl nutrūkusio tinkamo darbuotojų darbo organizavimo proceso.
Turbūt gerai žinote, jog tam kad sudaryti tinkamą darbuotojų darbo grafiką yra reikalinga žinoti Darbo kodekso reikalavimus, suminės darbo laiko apskaitos taisykles (jei taikote įmonėje) ir žinoma, individualias Jūsų įmonės grafikų sudarymo vingrybes. Pavyzdžiui, kiek kokios kompetencijos žmonių yra reikalinga kiekvieną savaitės dieną, kas su kuo dirba ar kaip tik neturėtų dirbti kartu, kas dirba tik rytinėje pamainoje, o kas tik naktinėje.
Vietoj to, kad kaskart apmokyti naują žmogų, kokios grafikų sudarymo taisyklės taikomos Jūsų įmonėje, įvairūs reikalavimai ir taisyklės gali būti aprašomi specializuotoje grafikų sudarymo sistemoje. Nereikia mintinai mokėti Darbo kodekso, žinoti apie kiekvieną darbuotoją iki mažiausių smulkmenų – sistema padeda kiekviename žingsnyje. Dėl to išmokti sudaryti grafikus galima itin greitai ir paprastai. Tad šį darbą galite ramiai patikėti savo asistentams ar kolegoms.
8. Darbo užmokestis atitinka faktiškai dirbtas valandas
Ar tikrai turite mokėti tokį patį atlygį darbuotojui, kuris pastoviai vėluoja, ir kitam darbuotojui, kuris visada atvyksta į darbą laiku? Ar esate tikri, kad darbuotojai baigia darbą laiku?
Su darbo laiko apskaitos sistemų pagalba tiksliai fiksuojami faktiniai darbuotojų atvykimo ir išvykimo iš darbo laikai gali ženkliai sumažinti darbo užmokesčio išlaidas. O Jūs, kaip vadovas, realiu laiku esate informuojamas, jeigu atsiranda nuokrypių nuo suplanuoto grafiko. Pavyzdžiui, jei kažkas neatvyko į darbą.
Turint tikslias faktines darbo valandas, galima greitai identifikuoti, kas pastoviai vėluoja ar baigia darbą anksčiau nei turėtų. Fiksuojant realų darbo laiką, atsiranda galimybė labai tiksliai apskaičiuoti ir darbo užmokestį bei išvengti darbuotojų piktnaudžiavimo. Vis pavėluojamos 15 minučių mėnesio gale susideda į kelias valandas, o kuo daugiau darbuotojų, tuo šie skaičiai ir darbo užmokesčio kaštai, už nedirbtas valandas, vis didesni.
9. Pagerina darbuotojų informavimą apie grafiką
Sudaryti gero grafiko neužtenka. Itin svarbu laiku ir tinkamai informuoti darbuotojus, kad jie pagal šį grafiką laiku atvyktų į darbą. Sudarant grafiką rankiniu būdu tenka ieškoti priemonių, kaip juo efektyviai pasidalinti su darbuotojais. Vieni kabina popierinį grafiko variantą skyriuje, kiti siunčia grafiką el. paštu, o dar kiti informuoja telefonu.
Koks vargas, kai kas nors keičiasi grafike mėnesio eigoje. Kiekvieną darbuotoją, kurio grafikas keičiasi, tenka asmeniškai informuoti, kad vėliau nekiltų problemų ir nesusipratimų.
Įsidiegus darbo grafikų valdymo sistemą, informaciją apie sudarytus grafikus darbuotojams galite pateikti keliais patogiais būdais:
- specialioje aplikacijoje;
- per integracijas su asmeniniais kalendoriais;
- el. laiškais;
- SMS žinutėmis.
Turint tiek skirtingų pranešimo apie sudarytą grafiką variantų, galite būti užtikrinti, kad darbuotojai bus informuojami apie naujai sudarytą grafiką tinkamai ir laiku. O mėnesio eigoje atsiradus pokyčiams grafike, bus informuojami tik tie darbuotojai, kuriems grafikas pasikeitė.
Kuo geriau darbuotojai yra informuoti, tuo mažesnė tikimybė, jog jie pavėluos ar į darbą neatvyks. Vadinasi ir įmonės veikla bus vykdoma sklandžiau ir be netikėtų pertraukimų.
10. Leidžia atsisakyti popieriaus
Kuo daugiau darbuotojų, skyrių, skirtingų lokacijų tuo vadovams darosi sunkiau suprasti, kas vyksta jų įmonėje. Kad ir koks popierius būtų patikimas ir įprastas, jis kuria chaosą ir limituoja įmones.
Darbo organizavimo procesų perkėlimas į sistemą sukuria ne tik tvarios ir atsakingos įmonės įvaizdį, o ir suteikia papildomas naudas. Centralizuoti, iš bet kurio kompiuterio pasiekiami duomenys. Geresnė BDAR atitiktis ir duomenų kontrolė. Šiuolaikiškos įmonės įvaizdis.
Sudarant grafikus vienoje centralizuotoje sistemoje, Jūs, kaip vadovai, galite realiu laiku matyti kaip organizuojamas darbas visoje organizacijoje ar skyriuose. Tokie klausimai kaip – „Ar mano skyrius dirba pilnu pajėgumu? Kiek šiandien buvo vėluojančių? Ar turiu neatliktų darbų?“ atsakomi iš karto, vos užmetus žvilgsnį į specializuotas suvestines.
11. Įgalina lengviau analizuoti duomenis
Įmonių tobulėjimui, procesų gerinimui itin svarbu analizuoti praėjusių laikotarpių duomenis ir ieškoti sričių, kurios gali būti tobulinamos. Informacija apie darbuotojų darbo organizavimą gali duoti svarbių įžvalgų ir atitinkamų pokyčių įmonės veikloje. Kurį mėnesį darbuotojai daugiausiai perdirba? Kurį kaip tik neišdirba valandų? Kas dažniausiai serga? Vėluoja į darbą? Ar galėčiau sudaryti efektyvesnį grafiką? Tai tik maža dalis klausimų, į kuriuos vadovai turėtų ieškoti atsakymų.
Tačiau turint dešimtis skirtingų grafikų versijų savo kompiuteryje, susisteminti šiuos duomenis ir juos išanalizuoti noro greičiausiai nelieka. Sudarant grafikus tam specializuotose sistemose, duomenys iš karto yra apdorojami ir pagal juos gali būti formuojamos aktualios ataskaitos, suvestinės. O įvairūs statistiniai duomenys vadovams leidžia priimti atitinkamus sprendimus, kurie didina įmonės efektyvumą ar net lemia verslo augimą.
Ieškoti būdų, kaip kelti įmonės efektyvumą darbo organizavimo prasme, su specializuotomis sistemomis tampa itin lengva.
Ar Jūsų įmonė pasiruošusi modernizuoti grafikų sudarymą?
Sužinokite, kaip šios ir daugiau naudų gali būti įgyvendintos Jūsų įmonėje.
